Максимальная автоматизация бизнес процессов предприятия — современный тренд. Переход на цифровой мониторинг, учет и в результате создание платформы для принятия управленческих решений позволяет предприятию сократить расходы и увеличить скорость реакции на изменения. Благодаря современным программным продуктам, оптимизировать не только складские процессы, но и рекрутинг или работу с уже задействованными сотрудниками.
HRM-автоматизация как дополнение CRM
Длительное время основным вектором реструктуризация считалась клиентоориентированность. Активно внедряемая с 2003 года Microsoft CRM System позволила максимально автоматизировать процесс работы с клиентами — перевести всю работу с обращениями в одну рабочую панель, упростить и ускорить обработку заявок. Параллельно менеджеры пытались понять и предсказать желания конечного потребителя и повысить привлекательность продукта в его глазах. На это работали специалисты по промокомпаниям и дизайну. При этом никто не забывал про баланс между затратами на рабочие процессы — закупку сырья. обновление технологической базы, внедрение современных технологий производства.
Параллельно изменения претерпевали принципы отчетности. Программам доверили системы управления складом, логистику, обратную связь. Единственный ресурс, который не практически не подвергался ни анализу, ни обновлению — человеческий. На большинстве предприятий, в том числе крупных, кадровая работа осталась примитивной и запутанной, — у руководства нет наглядной картины ни по занятости, ни по эффективности. HRM-автоматизация — возможность по понятным критериям и меткам оценки оценить логичность распределения этого важного ресурса, провести преобразования и оптимизировать рутинные процессы.
Задачи программ управления персоналом
Внутренняя система взаимодействия сотрудников предприятия уникальна. Но общие происходящие процессы схожи и не зависят ни от размера организации, ни от сферы деятельности. IT консалтинг Алматы или Москвы построен на одних и тех же приемах. Задачи процесса:
создание четкой иерархии подчиненности на предприятии — каждый сотрудник понимает, кто является его непосредственным руководителем, к кому нужно обращаться с требующими решения вопросами, не отвлекая коллег и начальство;
создание архивов с персональными данными сотрудников и соискателей — обеспечивается моментальная подгрузка анкетных данных в задействованные ресурсы, ответственное лицо получает предупредительные уведомления о контрольных датах;
структуризация внутренних кадровых приказов, перенос документов в единый реестр с возможностью быстрого поиска и печати;
ведение табельного учета (выработки, переработки, планов на отпуска и полагающиеся отгулы), автоматический контроль за соблюдением Трудового кодекса для соответствующей группы сотрудников.
Дополнительно такая автоматическая система покажет, какие из групп сотрудников избыточно загружены работой, а какие отделы нуждаются в сокращении. Перед началом реструктуризации предприятия проводится общий аудит. Он же показывает проблемные области, работа над которыми становится приоритетной.
Практика оптимизации человеческих ресурсов
Работа над переводом предприятия на автоматическую работу с кадрами требует времени. Особенно трудозатратной является перенос в систему Когнос или иную всех данных, особенно если ранее они велись в бумажном варианте. Но по итогу то, что до автоматизации делали несколько секретарей, будет выполнять автоматика. Функциональность программ позволяет убрать из повседневной работы десятки процессов от обязательной передачи данных на начисление зарплат и премий до второстепенного предупреждения о юбилее кого-то из сотрудников.
Те же ресурсы позволяют привести в порядок мотивационные и обучающие программы — сформировать и подготовить к моментальной выгрузке на печать или рассылку социального пакета и условий для повышения внутри коллектива. Прозрачность таких систем дает толчок сотрудникам — естественным образом увеличивает эффективность их работы. Это положительно сказывается на деятельности и репутации всего предприятия.